Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng là một khái niệm quen thuộc được áp dụng trong nhiều môi trường làm việc khác nhau. Từ văn phòng, công ty, công trường cho đến nhà xưởng, nhà kho,… Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất và quản lý kho giúp công việc hiệu quả hơn, năng suất cao hơn, hạn chế các sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho việc quản lý cũng như kiểm soát hoạt động của từng nhân viên.
Vậy tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng là gì? Thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào? Cùng Quang Minh Tech tìm hiểu kỹ vơn về tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng nhé!
Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là gì?
Tiêu chuẩn 5S được sử dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động kinh doanh, quản lý. Đặc biệt, áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng vật tư giúp bạn tối ưu thời gian đặt hàng, hoàn thiện mô hình quản lý kho dành cho các shop bán lẻ, nhà xưởng và các doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn 5S bắt nguồn từ hãng Toyota của Nhật Bản và được viết tắt bởi 5 từ: Seri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc) và Shitsuke (sẵn sàng).
- Seri (sàng lọc): Phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.
- Seiton (sắp xếp): Tiến hành sắp xếp các sản phẩm một cách khoa học, hợp lý theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
- Seiso (sạch sẽ): Không gian kho thường xuyên được vệ sinh sạch sẽ, ngăn nắp với các vật dụng được bảo dưỡng thường xuyên và sắp xếp gọn gàng.
- Seiketsu (săn sóc): Luôn luôn kiểm tra, duy trì tiêu chuẩn 3S ở trên.
- Shitsuke (sẵn sàng): Rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong doanh nghiệp thực hiện 5S.
Mục đích của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng
Mục đích của tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho hàng là nhằm xác định được những bất thường giúp xác định được mọi vấn đề rõ ràng hơn. quản lý kho hàng theo 5s có thể loại bỏ tối đa các vấn đề phát sinh và giảm được công sức, quản lý 5s cho kho hàng giúp quản lý hệ thống tốt hơn. Tiêu chuẩn theo 5s này cũng được tối ưu và tạo môi trường thuận lợi trong công việc. Đây là một trong những nền tảng quản lý tốt nhất cho các kho hàng hiện nay.
Những lợi ích của phương pháp 5S khi áp dụng
Một số lợi ích khi áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng:
1. Xây dựng một kho hàng đạt tiêu chuẩn
Xây dựng một kho hàng với một không gian sạch sẽ gọn gàng ngăn nắp là điều mà tất cả các công ty doanh nghiệp đều mong muốn, để tạo ra những thiên cảm của khách hàng khi đến với doanh nghiệp, từ đó xây dựng được hình ảnh tốt đẹp hơn trong mặt của khách hàng và nâng cao được sự chuyên nghiệp hơn trên thị trường và các đối thủ cạnh tranh từ đó mang được những đơn hàng giá trị về cho công ty.
2. Năng suất trong kho hàng
Khi sắp xếp quản lý theo mô hình 5s nhân viên không phải gặp khó khăn trong việc tìm kiếm những sản phẩm. Thay vào đó họ sẽ làm việc với một tâm lý vô cùng nhẹ nhàng vào thoải mái chính vì thế công việc sẽ được trơn tru và những thao tác sẽ nhanh gọn hơn điều này giúp tăng cao hiệu quả của công việc còn một điều này chính là nhân viên làm việc theo mô hình 5s sẽ thành thói quen và tạo cho nhân viên có tính kỷ luật cao và ý thức trong công việc hơn
3. Không gian kho trở nên gọn gàng sạch sẽ
Áp dụng theo quản lý mô hình 5s có thể tạo ra một không gian rộng rãi, thoáng mát, khoa học và sạch sẽ hơn. Việc kiểm soát hàng hóa gọn gàng và dễ dàng tìm kiếm sản phẩm tạo nên một mô hình làm việc có hiệu quả cao hơn và chất lượng hàng hóa được đảm bảo tốt hơn. Không gian kho hàng gọn gàng sạch sẽ chính là yếu tố đánh giá một kho hàng và làm việc chuyên của công ty.
Ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng
Đây là một chương trình nâng cao năng suất được phổ biến rộng rãi tại Nhật Bản. Ở mọi nơi, mọi ngành họ luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tinh thần tự giác của người thực hiện. Họ luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó và yêu thích công việc của mình và điều đó dần được nhiều nước khác nhau áp dụng.
Hiện nay, ở Việt Nam nhiều doanh nghiệp và thậm chí là các đơn vị hành chính cũng đã áp dụng tiêu chuẩn 5S để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng được tốt hơn.
1. Seiri – Sàng lọc
Tiêu chí đầu tiên của bộ tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng chính là sàng lọc. Tiêu chí này nhằm chỉ đến công việc sắp xếp, phân loại hàng hóa hay vật tư dựa theo từng đối tượng, tần suất và mục đích sử dụng.
Chẳng hạn như, tùy vào phương pháp quản lý hàng tồn kho hiện có (nguyên tắc LIFO, FIFO, FEFO,…) mà doanh nghiệp có thể xác định được đâu là hàng hóa cần được ưu tiên xuất kho trước. Những hàng hóa này nên được sắp xếp trên các kệ dễ lấy hay phía trước kho để có thể dễ dàng lấy ngay khi có phiếu xuất kho.
Công việc sàng lọc đóng vai trò rất quan trọng trong chuỗi hoạt động quản lý kho tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Bởi vì nhiệm vụ này cho phép doanh nghiệp quản lý kho một cách dễ dàng dựa theo mục tiêu kinh doanh chính của mình.
Ngoài việc phân loại hàng hóa, công việc sàng lọc còn chỉ đến trách nhiệm loại bỏ những vật dụng không cần thiết, đồ đạc hay thiết bị hỏng hóc nhằm tối ưu hóa diện tích sử dụng tại kho bãi.
2. Seiton – Sắp xếp
Sắp xếp là một trong những yếu tố được nhắc đến ở bảng nguyên tắc 5s trong quản lý kho. Đây là giai đoạn doanh nghiệp tiến hành sắp xếp trang thiết bị, hàng hóa, vật tư trong kho một cách hợp lý, tối ưu và khoa học.
Khi sắp xếp hàng hóa, doanh nghiệp cũng nên lưu ý tuân thủ các tiêu chí quan trọng như tính dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy và dễ hoàn lại. Nhân viên kho nên sử dụng nhãn dán để ghi chú các thông tin của hàng hóa để có thể tìm kiếm dễ dàng bất cứ khi nào cần.
Bên cạnh đó, nếu không gian nhà kho được sử dụng tối ưu thì việc xuất hàng hóa cũng sẽ nhanh chóng hơn. Nhờ vậy, doanh nghiệp cũng giảm bớt thời gian trống giữa các khâu trên dây chuyền sản xuất cũng như xuất nhập kho.
3. Seiso – Sạch sẽ
“Sạch sẽ” ở đây được hiểu là việc thực hiện công tác vệ sinh, lau chùi mọi vật dụng, hàng hóa thường xuyên nhằm loại bỏ tất cả tác nhân gây bẩn, cản trở đến công việc trong kho. Đặc biệt, đối với các kho có lưu trữ sản phẩm hay thiết bị công nghệ, việc giữ vệ sinh sạch sẽ rất quan trọng. Bởi bụi bẩn có thể gây hỏng hóc, giảm tuổi thọ của máy móc.
Trong khi đó, đối với các kho có chứa lương thực, thực phẩm, việc bảo vệ môi trường sạch sẽ là điều nhất thiết phải làm vì ảnh hưởng đến sức khỏe con người. Môi trường bụi bẩn cũng làm giảm chất lượng lương thực phẩm.
Như vậy, việc giữ gìn vệ sinh nhà kho vừa giúp gia tăng chất lượng sản phẩm vừa góp phần thể hiện sự uy tín, chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn.
4. Seiketsu – Săn sóc
Giai đoạn săn sóc sẽ giúp doanh nghiệp duy trì việc thực hiện các tiêu chuẩn 3S (Seiri, Seiso, Seiton) trước đó một cách liên tục. Đây được xem là tiền đề quan trọng giúp doanh nghiệp tiến tới phát triển và hoàn thiện tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho.
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp phải hoàn thành nhiệm vụ hàng đầu đó là thiết lập các mục tiêu và yêu cầu tại khu vực kho. Việc đặt ra mục tiêu sẽ khác nhau tùy thuộc vào mỗi đơn vị kho vận.
Khi triển khai giai đoạn này, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch hành động chi tiết cho từng khu vực nhà kho và khu vực sản xuất chung để dễ dàng chủ động thích ứng hơn trong mọi tình huống xảy ra.
5. Shitsuke – Sẵn sàng
Mỗi nhà quản trị doanh nghiệp nên biết rằng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng không chỉ đơn thuần là một phương pháp dùng một lần mà bắt buộc phải được duy trì và thực hiện liên tục mới có thể đạt được lợi ích cuối cùng. Do đó, nhà quản trị cần phải rèn luyện đội ngũ nhân viên có thói quen tự giác, luôn duy trì nề nếp, tác phong trước đó.
Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho chỉ thực sự mang lại hiệu quả khi có sự phối hợp thực hiện một cách nghiêm túc giữa nhà quản lý và đội ngũ nhân viên cấp dưới của họ. Tất cả mọi thành viên trong tổ chức đều là một mắt xích quan trọng để đảm bảo các hoạt động luôn được diễn ra đúng theo kế hoạch.
Làm thế nào để thực hiện tiêu chuẩn 5S thành công
Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ nhân viên: Việc đầu tiên để mô hình 5s được thành công đó là được sự ủng hộ của và hiểu biết của tất cả các lãnh đạo trong các khâu thực hiện công tác và chỉ đạo thược hiên.
Bắt đầu bằng đào tạo những nhân viên mới: Phải làm sao để cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5s trong quản lý kho hàng. ĐÓ chính là cung cấp những cách thực hiện nhẹ nhàng đơn giản và nhanh gọn. Khi họ đã thực hiện và cảm thấy nó rất thuận lợi thì tất cả mọi người sẽ tham gia và mô hình này.
Mọi người tự nguyện tham gia quản lý mô hình 5s: Để thực hiện mô hình 5s này thành công thì phải được sự ủng hộ tất cả mọi người. Khi đó mới phát huy hết khả năng trong công tác vận hành. Nếu như không có sự tự nguyện thì mọi việc sẽ trở nên khó khăn và sẽ thất bại trong việc quản lý.
Lặp lại với nhiều tiêu chuẩn cao hơn: Khi tiêu chuẩn mô hình 5s đã thực hiện thành công thì việc nâng cao những kỹ thuật cũng như công việc để cho tất cả nhân viên không ngừng nỗ lực và phấn đấu để thay đổi bản thân.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ thông tin về tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho hàng mà Quang Minh Tech đã tổng hợp được… Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đối tác, nhà cung cấp giá kệ chất lượng tốt, giá cả phải chăng, vui lòng liên hệ tới Quang Minh Tech theo thông tin dưới đây:
Thông tin liện hệ Quang Minh Tech:
Chúng tôi tiếp nhận yêu cầu báo giá, tư vấn miễn phí vào tất cả các ngày trong tuần (nghỉ chiều thứ 7, CN và các ngày lễ tết)
Website: https://quangminhtech.vn/
Hotline: 0977 853 601
Email: quangminhtechgroup@gmail.com
Nhà máy: KCN Quang Minh, Mê Linh, Hà Nội.
VPGD: Số 5, Ngõ 80, La Nội, Dương Nội, Hà Đông, Hà Nội
Cơ sở HN: 300 Nguyễn Xiển – Thanh Xuân, Hà Nội
Vietnamese 
Leave a reply